徹底解説!内定した会社に診断書を郵送する時の添え状の書き方!

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就活生で内定を受けている人の中に

診断書を提出しなければならない会社もありますね。

もし、診断書を送らなければならない場合、

新卒の人は学校で受けた健康診断の診断書でも大丈夫です。

既卒や2年目、3年目の人は自分で病院に行き、

健康診断を受けなければなりません。

新卒でも学校で健康診断受けてなくて書類がなければ、

自費で受けるしかないですね。

自分で健康診断を受ける時、

何の項目を受けたらいいのか分からないと思います。

だいたいの内容は、

「問診・身体測定・X線検査・尿検査・聴力検査・視力検査・血液検査・心電図検査」

が主になります。

しかし、会社によって指定された内容の検査があれば

それも追加で検査してもらわなければならないので、

会社に検査項目を確認すれば確実でしょう。

診断書をコピーしたものではなく

必ず原本を送るようにしましょう。

診断書だけの送付はNG

提出物が診断書だけだからといって、

封筒に診断書を入れているだけだと、相手に失礼です。

診断書と一緒に添え状をつけておきましょう。

難しい内容の文章でなくてもいいので、

大学名と氏名を分かりやすように記したら、

「お世話になります。内定をいただいた○○です。
ご指示のありました健康診断書をお送り致します。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。」など、

数行ほどの文書を書いて一緒に送りましょう。

添え状があった方が印象がいいですし、常識ですよね。

健康診断書に添え状をつけた方がいいワケ

次に本文以外の、基本的な添え状の書き方をご紹介します。

・宛名の書き方

まず左寄せで相手の宛名を書きます。

誰に出すのか名前がわからない時は、OO部御中だけで構いません。

OO 株式会社 OO部 御中

相手の名前がわかっている場合は、

OO株式会社 OOOO

というように必ず、名前の後に様をつけましょう。

・自分の名前

自分の名前は右寄せに書きます。

必ず、名前と住所、電話番号の3点はおさえて書いて下さい。

・日付け

日付けも右寄りに、必ず書きましょう。結構重要です。

なぜ添え状をつけた方が良いの?

現在では、必ず添え状をつけなければならないとは限りません

受け取るのは経理の係の人であって、あなたの直接の上司では無いからです。

もし、手渡しするのなら、添え状は必要ありません

渡す時に、書類内容が何なのか説明して、「よろしくお願い致します。」と言って渡しましょう。

添え状にゴチャゴチャと長文を書くと、忙しい担当の人が読まないといけないハメになるので、かえって悪い印象を与えます。

添え状は、シンプルかつ明確に!が常識です。

添え状をつけるといいワケ

まず、社会人のマナーが出来ている人だと思われる。

ですが、前途にも述べたように健康診断書は担当の人に行くので、あなたの上司は知らない事がほとんどです。

ただ、

前に著者が働いた会社では、色々な部署の上司達が休憩時に集まっていた時に、

そこで内定した社員が、どのような書類の出し方をしていたなどの話しは部長同士の会話で出ていました。

あくまでお茶しながらのおしゃべり時間なので、それが後々昇給に響くかどうかは確かではありませんが・・・。

添え状例文3つのパターン

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上記したように、宛名、日付け、自分の名前などは基本です。

その下に何を書くかご紹介します。

書類送付のご案内」と真ん中にくるように、書きます。

例文

拝啓、貴社益々ご繁栄のとお喜び申し上げます。

下記の通り提出書類を、同封させていただきます。

ご査収の程、宜しくお願い致します。

敬具(右端に記載)

その下に「」と真ん中に書き、

その下の行の真ん中に「送付書類」と書きます。

そして、

・健康診断書 1通

と、書くのが普通です。

例文2

拝啓、貴社益々ご清栄のとお喜び申し上げます。

健康診断書を提出させて頂きます

どうぞよろしくお願い致します。

敬具(右端に記載)

例文3

拝啓、この度は内定通知をいただきありがとうございました。

本日健康診断書を同封させていただきましたので、

ご確認の方よろしくお願い致します。

敬具(右端に記載)

以上のように、最後は必ず右端に「敬具」で締めます。

封筒の宛名書きにも気を付ける

診断書を送る封筒には、宛名のほかに封筒の表面左下部に

「健康診断書在中」と必ず書いて下さいね。

届いた時に何が入っているか分かりやすいです。

サイズはなるべく診断書を小さく

折りたたむようなことがないサイズがいいと思います。

あまり小さく折りたたむのも、

開けた時に折り目がついて大変でしょうし、

広げる手間もありますから。

できれば健康診断の大きさのまま

入るサイズが好ましいですね。

色は白でも茶色でも大丈夫ですが、

派手な封筒はやめましょう。

もちろん、病院でもらったまま、

病院の封筒に入れて送ることはしないで下さいね。

診断書提出の際の注意点

健康診断はだいたい1万円前後でできますが、

検査内容によっては金額が高くなる場合もあるので、

受付などで確認してみて下さい。

診断書は早ければ当日にもらえますが、

血液検査は時間がかかるので

後日受け取りになることもあります。

締め切りまで余裕を持って、

検査を受けに行きましょう。

一般的には検査をして3か月以内の物を出すのが正しいので

なるべく新しい診断書を出してください。

まとめ

郵送する時も手渡しする時も、で濡れる場合があるので、

クリアカバーに入れて渡したり郵送する事が、もっと丁寧な印象になります。

今は添え状が無くても、問題ないと思って良いので、変な言葉を使ってしまうより、

かえって何も書かずに、手渡しする方が良い印象を与える事もあります。

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